Имя и копия
Почему рабочее название, имя файла и идентификатор лучше не смешивать.
Три задачи одного названия
Человек ищет «письмо с картой», компьютер открывает файл scan_04.tif, а учётная запись хранит устойчивый шифр. Эти три строки могут указывать на один объект, но выполняют разные задачи. Первую можно уточнять ради смысла, вторую стоит сохранить как полученное имя, третью нельзя бездумно переиспользовать.
Когда рабочее название меняют, ссылка с заголовком в адресе может перестать работать. Постоянный идентификатор не обязан быть красивым: его задача — оставаться тем же при исправлении описания.
Копия не наследует все свойства
Скан листа показывает расположение текста, но не обязательно передаёт толщину бумаги, цвет под боковым светом или рельеф штампа. Текстовая расшифровка удобна для поиска, однако в ней могут исчезнуть переносы строк и неразборчивые места. Называть все эти представления одним словом «документ» можно в разговоре, но в каталоге стоит различать материальный объект и производные файлы.
Для каждой копии полезно отметить, от какого объекта она сделана, каким способом, когда и с какими известными ограничениями. Если сведения о способе неизвестны, лучше оставить поле пустым с пояснением, чем придумывать стандартную процедуру.
Как именовать без потерь
Название для читателя можно составить из вида документа и его темы: «Письмо о переписи коллекции». Если тема предполагается, это следует обозначить прямо. Исходное имя файла сохраняют буквально, включая необычные пробелы и регистр, но не используют как единственный ключ учёта.
Переименование при экспорте должно оставлять сопоставление старого и нового имён. Даже простой список соответствий предотвращает ситуацию, когда новая копия есть, а её связь с записью уже неочевидна.
Проверка на переезд
Попробуйте представить перенос собрания в другую папку или систему. Можно ли найти единицу по постоянному идентификатору? Можно ли восстановить исходное имя? Ясно ли, где находится копия, а где объект описания? Если на эти вопросы есть ответы, каталог меньше зависит от текущей структуры диска.
При передаче другому хранителю полезно приложить словарь полей. Он объяснит, какие названия придуманы редакцией, какие получены вместе с предметом и какие коды существуют только внутри проекта.
Название помогает человеку читать каталог; идентификатор помогает каталогу пережить переименование.
Это редакционные наблюдения, а не описание действующего фонда. Проверяйте выводы на материале конкретного собрания.